La manière la plus courante, parce que la plus accessible, de saisir des données, est de retranscrire manuellement, une par une, les données que l’on récolte, sur un support dont le choix dépendra parfois du type des données.
Ce mode de saisie vaut aussi bien pour ce qui est des données purement textuelles (références bibliographiques, corpus littéraires ou linguistiques, voire données mathématiques…) que pour ce qui est des données qui peuvent être transposées à l’écrit, comme les enregistrements sonores destinés à l’analyse sociologique, linguistique ou autre.
La retranscription manuelle peut être manuscrite ou dactylographiée, mais dans l’un et l’autre cas appelle la plus grande vigilance.
Les erreurs de retranscription sont très fréquentes ; il suffit de quelques secondes d’inattention pour oublier de transcrire une partie des références bibliographiques d’un ouvrage, pour glisser une faute d’orthographe dans un extrait de texte, pour oublier une virgule dans une suite de chiffres…
Même si de telles distractions peuvent sembler anodines, elles peuvent s’avérer conséquentes après coup, notamment lorsqu’on sera amené ultérieurement, au moment de passer à l’élaboration à proprement parler du travail, à reconsidérer toutes les données recueillies. On sera peut-être amené à se demander
- si l’absence d’une information bibliographique (comme la date d’édition d’un texte) est liée à une distraction (dans ce cas il faudra retourner aux sources) ou au fait que l’information était manquante ;
- si la faute d’orthographe est du cru de l’auteur de la transcription ou de celui de l’auteur du document (cela peut devenir primordial dans des travaux de philologie ou de linguistique) ;
- si un nombre anormalement élevé figurant dans une série est erroné ou doit être maintenu et interprété comme tel ;
- etc.
La retranscription oblige donc à de nombreuses relectures et vérifications pour limiter le plus possible le risque d’erreur de retranscription.
À côté des erreurs de retranscription liées à des distractions, d’autres peuvent être engendrées par l’usage récurrent d’abréviations (qui paraissent peut-être limpides au moment où l’on transcrit mais deviennent parfois obscures quelques semaines après).
D’autres enfin sont spécifiquement liées à la dactylographie : les plus courantes sont les confusions de touches proches sur le clavier et la méconnaissance de certains diacritiques.
Remarque 1
En fait de méconnaissance des signes diacritiques, il faut concéder que ce sont plus les utilisateurs que les ordinateurs qui sont coupables. En effet ces derniers sont désormais capables de traiter les majuscules accentuées du français (É, À, Ù, etc.), les voyelles nasales du portugais (ã, õ) et les autres caractères dits spéciaux (Ç, å, ß, etc.) ; ce sont les utilisateurs qui ignorent bien souvent cette richesse.
Remarque 2
Les logiciels de traitement de textes actuels intègrent pour la plupart une fonction qui permet de corriger automatiquement les fautes de frappe les plus fréquentes (dnas est automatiquement réécrit dans, frnaçais est réécrit français, etc.). Cela peut s’avérer fort utile pour éliminer cette source d’erreur de retranscription, mais peut s’avérer parfois fort irritant (notamment lorsqu’on veut pouvoir maintenir certaines erreurs pour les commenter !). Ils sont en outre impuissants à corriger certains types pourtant très fréquents de fautes de frappe (! au lieu de 8, n au lieu d’une virgule, etc.). Une semblable remarque peut être faite aussi des vérificateurs orthographiques adjoints aux logiciels de traitement de texte.