Une notice bibliographique, quel que soit le système de référencement que l’on adopte, reprend, dans un ordre déterminé, mais qui peut varier d’un système à l’autre, un certain nombre d’informations, qui sont dénommées ici « champs » :
- le champ <Auteur>
- le champ <Titre d’article de périodique>
- le champ <Titre de l’ouvrage>
- le champ <Particularités de l’édition>
- le champ <Lieu d’édition>
- le champ <Maison d’édition>
- le champ <Date de publication>
- le champ <Tomaison>
- le champ <Collation>
Voir aussi Système de référencement bibliographique, Normes bibliographiques, Langue des notices bibliographiques, Classement des notices bibliographiques
La plupart des renseignements qui sont appelés à constituer une notice bibliographique figurent sur la page de titre des ouvrages ; il est cependant parfois nécessaire de pousser plus avant la recherche (la date d’édition peut n’être mentionnée qu’au dos de la page de titre), voire dans les cas extrêmes de consulter d’autres sources que le document que l’on cherche à référencer. Les informations restituées d’après d’autres sources que la publication elle-même et les informations supposées ou conjecturées sont alors à mettre entre crochets et les informations qui demeurent effectivement manquantes sont signalées par des abréviations d’usage.
| s. l. | sans lieu |
| s. d. | sans date |
| s. l. n. d. | sans lieu ni date |
| s. éd. ou s. n. d’éd. | sans éditeur ou sans nom d’éditeur |
| n. p. | non paginé |
Il faut veiller à utiliser ces abréviations à bon escient : ce n’est pas parce qu’une source ne mentionne pas certaines informations bibliographiques qu’elles n’existent pas.