De manière simplifiée, la numérisation peut être définie comme le procédé de balayage d’un document sur support matériel (texte, image, photo…) qui permet de restituer électroniquement une image numérique de ce document matériel, c’est-à-dire de le convertir en document électronique.
Pour des raisons de stockage, de pérennisation des documents, etc., de nombreuses bibliothèques, des maisons d’édition, des entreprises indépendantes procèdent aujourd’hui à la numérisation de documents et à leur mise en ligne, payante ou gratuite, de sorte que l’acquisition des versions numérisées est dans la plupart des cas tout à fait licite, même si leur usage est parfois soumis à des restrictions (obligation de signaler l’origine du document numérisé ou le lieu de conservation de l’original, obtention d’autorisations spéciales, obligation de faire un usage strictement scientifique et personnel du document, interdiction de publication, etc.)
Mise en œuvre à des fins personnelles, la numérisation complète ou supplante la photocopie, dont elle partage les fonctions et les restrictions.
Le recours à la numérisation d’un document au moyen d’un numériseur personnel à seule fin d’éviter de faire l’acquisition d’un ouvrage reste condamnable.
L’usage de versions numérisées personnelles de document dans le cadre d’un travail de recherches est légitime dans les circonstances suivantes :
- reproduction de documents rares ou précieux que l’on va être amené à consulter souvent et qu’on évitera ainsi de dégrader ;
- reproduction de documents sur lesquels on va être amené à reporter toutes sortes d’annotations et dont on veut préserver l’original ou que l’on va être amené à manipuler, à restructurer sans pour autant toucher à l’intégrité du document original ;
- reproduction de documents difficilement accessibles (exemplaires uniques, documents conservés par des particuliers …) ;
Il faut en outre se souvenir que dans la plupart des cas, numériser un document est subordonné à l’octroi d’une autorisation – du propriétaire du document, du bibliothécaire, etc. –, certains documents pouvant souffrir d’une exposition à la lumière du numériseur ou d’un écrasement sur la vitre d’un numériseur à plat.
Il en va de même pour la photocopie.